NUOVE REGOLE DI TRACCIABILITÀ DELLE SPESE DI TRASFERTA PER I DIPENDENTI: COSA CAMBIA DAL 2025
La Legge di Bilancio 2025 (che è ancora in lavorazione e sarà definitiva negli ultimi giorni dell’anno, ma chiaramente ci sono delle disposizioni che si ritengono ormai difficilmente modificabili) introduce l’obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta (viaggio, vitto, alloggio e trasporto) sostenute dai dipendenti e collaboratori che lavorano fuori dal comune di residenza aziendale. Questa misura è stata pensata per combattere l’evasione e garantire maggiore trasparenza nella gestione dei costi aziendali. Tutti ciò vale anche per le spese degli amministratori.
QUALI SPESE SONO DEDUCIBILI?
Con le nuove regole, le spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto saranno deducibili solo se tracciabili, ossia se pagate tramite metodi verificabili come bonifici, carte di credito, debito, assegni o altri mezzi elettronici. Questo aggiornamento mira a limitare le deduzioni ai soli pagamenti che lasciano una traccia, evitando la tassazione in busta paga per il dipendente.
COME PREPARARSI?
Le aziende devono adeguare le loro procedure per rispettare i nuovi requisiti di tracciabilità. Ecco alcune soluzioni per gestire le spese di trasferta:
- Carte aziendali per i dipendenti: l’azienda può fornire carte aziendali di debito o di credito dedicate alle trasferte.
- Carte personali del dipendente: i dipendenti possono usare le proprie carte, purché esclusivamente per le trasferte. In questo caso, è importante conservare conferme e ricevute delle transazioni (come le e-mail di pagamento da servizi come PayPal o Satispay).
COME DIMOSTRARE I PAGAMENTI TRACCIABILI?
Come già avviene per altre spese deducibili (ad esempio, l’acquisto di carburante), anche qui sarà importante tenere una documentazione chiara e tracciabile. L’estratto conto, in mancanza di altre prove, può essere considerato sufficiente a dimostrare la tracciabilità.
Queste novità introducono cambiamenti significativi per aziende e dipendenti. Assicurarsi di usare pagamenti tracciabili permette di mantenere le deduzioni fiscali ed evitare impatti sulla busta paga dei dipendenti.